Offboarding – Abgänge sinnvoll gestalten

Kommt ein neuer Mitarbeiter an Bord, ist das in der Regel für alle Parteien ein angenehmes Ereignis, das entsprechend positiv begleitet wird. Nach Vorstellungsgesprächen und ersten Einblicken in den laufenden Betrieb wird nach Vertragsunterzeichnung die oder der „Neue“ anfangs für gewöhnlich intensiv begleitet. In der Einführungsphase werden Kollegen und ihre Aufgabenfelder vorgestellt, Abläufe erklärt und die Anforderungen und Erwartungen, die bei den Vorstellungsgesprächen formuliert wurden, mit Leben gefüllt. Kurz: Man schafft eine Umgebung, in der das Ankommen leicht fällt, damit das Team von Beginn an gut funktioniert. Warum aber wird im Allgemeinen die Verabschiedung von Personal viel weniger intensiv begleitet? Schließlich geht man in der Regel nicht im Streit auseinander. Hier wird schlichtweg Potenzial verschenkt.

Ein guter Abschied ist auch ein guter Anfang

Eigentlich kann sich keine Firma schlechtes Offboarding leisten. Durch Hauruck-Übergaben leiden Arbeitsabläufe, mitarbeiterbezogenes Know-how wandert ungesichert ab und oft braucht es selbst nach einer Neubesetzung vakanter Stellen unnötig lange, bis der alte Workflow wieder hergestellt ist. Das frustriert den Rest des Teams und die Performance sinkt. Dem gilt es vorzubeugen.

Ein paar Tipps für einen Abschied ohne Schrecken:

Das betroffene Team muss über den nahenden Abschied frühzeitig informiert werden. Grundsätzlich spürt jede Gemeinschaft früher oder später, wenn „etwas im Busch“ ist. Es ist besser, die Führungsebene tritt aktiv auf, als wenn der Flurfunk verunsichernde Stimmung verbreitet. Ungewissheit macht ängstlich – und Angst senkt die Produktivität. Es gibt im Normalfall einfach keine positiven Effekte der Geheimhaltung. Nur gut informiertes Personal fühlt sich ernst genommen.

Lassen Sie den scheidenden Angestellten seine eigentlichen Aufgaben und auch sämtliche andere erledigte Tätigkeiten aufschreiben. Dabei soll er auch etwas weiter zurückgehen. Neben einer möglichst realitätsnahen Aufgabenbeschreibung der Stelle für die Neubesetzung erhält man im besten Fall gleich eine kleine Analyse, wie sich das Arbeitsumfeld mit der Zeit gewandelt hat. Ein guter Ansatz, um zukünftige Entwicklungen vorauszuplanen.

Hat der scheidende Kollege im Auftrag des Unternehmens besonders wichtige oder exklusive Kontakte gepflegt oder ist in Ihrem Namen gegenüber Dritten aufgetreten? Dann gilt es, alle rechtzeitig über die anstehenden Veränderungen zu informieren. Sie erhalten einen neuen  – evtl. vorübergehend eingesetzten – Ansprechpartner. Nichts ist peinlicher, als Anfragen, die unerwartet ins Leere laufen.

Ein Interview als Bestandsaufnahme

Setzen Sie ein Interview mit dem direkten Vorgesetzten an. Was gab es in der Vergangenheit für Probleme? Manchmal erhält man ehrlichere Antworten, wenn in Zukunft getrennte Wege beschritten werden. Gibt es konkrete Empfehlungen für Veränderungen? Nutzen Sie das Potenzial einer ehrlichen Schlussbesprechung, in der nicht mehr mit Blick auf parallel verlaufende Karrierewege taktiert werden muss. Nebeneffekt: Der Mitarbeiter fühlt sich ernst genommen. Nicht ganz unwichtig, denn er ist nach seinem Ausscheiden auch Botschafter seiner alten Firma.

Bleiben Sie verbunden. Tauschen Sie alle wichtigen Kontaktdaten aus. Es kann und wird in der Regel auch nach Verlassen des Unternehmens noch einmal Gesprächsbedarf geben. Oft stellt sich erst im Alltagsgeschäft raus, was trotz aller Umsicht ungeklärt geblieben ist. Hier tut es gut, sich der Unterstützung der bzw. des „Ex“ sicher sein zu können.

Gründlich löschen: Direkt nach dem Abschied muss ein intensiver „Erasure Process“ durchgeführt werden. Dass Schlüssel, Zugangskarten etc. ausgehändigt und die Übergabe protokolliert werden muss – eine Selbstverständlichkeit. Digitale Netzwerke sind verwundbar und unsichere Daten für jedes Unternehmen eine Katastrophe. Alle Passwörter müssen sofort geändert oder das obsolete Profil deaktiviert bzw. gelöscht werden. Es muss absolut ausgeschlossen sein, dass mit alten Zugangsdaten irgendeine Art von Zugriff auf Interna möglich ist.

Sicher gibt es noch weitere Schritte, die Fluktuation von Personal sinnvoll und effektiv zu managen. Verantwortungsbewusstes und respektvolles Offboarding ist vor allem auch ein starkes Zeichen an alle anderen: Wir nehmen euch ernst. Eine wichtige Botschaft in dynamischen Zeiten. Schließlich besteht die Belegschaft von heute auch aus Abgängen von morgen.

Artikel teilen: