Effektiver Endspurt: In wenigen Minuten viel erreichen

„Endlich fertig!“ Jeder kennt das erlösende Gefühl, einen anstrengenden Arbeitstag ausklingen lassen zu können, den Feierabend schon fest im Blick. Wer sich in diesen letzten Minuten aber noch einmal sammelt, kann den kommenden Tag wesentlich entspannter beginnen und mit wenig Aufwand viel erreichen. So steigern Sie stressfrei Ihre Effektivität.

Lassen Sie den Tag kurz Revue passieren. Was war gut, was weniger erfolgreich? Wo wollen Sie noch einmal nachhaken, was kann als abgeschlossen bewertet werden und wen müssen Sie evtl. noch einmal kontaktieren? Vielleicht können Sie dadurch schon ein, zwei Punkte von Ihrer To-Do-Liste streichen.

Aktualisieren Sie die To-Do-Liste. Tagsüber ist die Liste immer in Wandel, abends kann sie final überarbeitet werden. Es ist immer schön, einen Punkt als erledigt abhaken zu können und bestätigt einem den Erfolg des Arbeitstages. „Wieder etwas geschafft!“ Priorisieren Sie die verbliebenen Punkte je nach Status neu, damit der Fortschritt der einzelnen Projekte auch korrekt in der Liste abgebildet wird.

Schauen Sie noch einmal ins Postfach. Bei der Flut von Nachrichten heutzutage kann auch eine wichtige Nachricht schnell zwischen den anderen untergehen. Nichts ist ärgerlicher, als eine übersehene Mail. Auch ein Blick in den Spam-Ordner kann nicht schaden, nicht immer sortiert der Filter nur den unnützen Ballast aus.

Einfach mal Danke sagen! Wer hat Ihnen heute gut zugearbeitet oder den Rücken freigehalten? Ein kurzes Dankeschön sollte selbstverständlich sein. Es motiviert nicht nur die Mitarbeiter und macht ihre Abteilung dadurch effektiver. Sie beweisen gleichzeitig soziale Kompetenz und dass Sie die Arbeit der anderen im Blick haben und zu schätzen wissen.

Sind Sie erreichbar? Wenn am kommenden Tag Termine außer Haus anstehen oder Sie in internen Meetings gebunden sind, sollten die Kollegen das wissen. Stellen Sie Erreichbarkeit durch Handy oder die Mailbox sicher oder teilen Sie anderen mit, wann Sie wieder kontaktiert werden können. So muss niemand Zeit für die Suche nach Ihnen aufwenden und Anfragen Dritter können entsprechend kanalisiert werden.

Legen Sie die erste Aufgabe für den nächsten Morgen fest. Nachdem Sie sich eben einen Überblick über die Termine für morgen verschafft haben und die To-Do-Liste bereits aktuell ist, suchen Sie sich Ihren persönlichen „Auftrag Nr. 1“ aus. So müssen Sie morgens nicht erst lange überlegen und können gleich gezielt in den Tag starten. Im Idealfall haben Sie dann schnell eine Sache abgeschlossen oder Neues auf den Weg gebracht und das befriedigende Gefühl, gut voranzukommen.

Ordnung ist das halbe Arbeits-Leben. Es bleibt nicht aus, dass der Arbeitsplatz nach einem hitzigen Tag abends chaotisch aussieht. Will man das morgen früh als erstes sehen? Nein! Kommen Sie an einen aufgeräumten Schreibtisch, starten Sie viel motivierter in den Tag. Sortieren Sie ihr Arbeitsmaterial an seinen Platz, schreiben Sie Notizen von vielen kleinen Post-Its auf eine übersichtliche Liste und stellen Sie die Kaffeetassen in die Küche. Jetzt noch die temporären Dateien vom Desktop löschen oder verschieben und Sie können entspannt runterfahren: Den PC und diesen Bürotag.

Gesucht: Das Gesicht in der Menge

Einen Job zu finden, ist nicht immer leicht. Den Traumjob zu finden, erscheint oft unmöglich. Und es wird richtig kompliziert, wenn man sich bewusst macht, dass die Ansprechpartner oft dutzende oder gar hunderte Bewerbungen zu sichten haben. Die besondere Herausforderung: Fallen sie auf!

Machen sie den ersten Schritt
Melden sie sich bei ihrem Wunschunternehmen, bevor die große Bewerbungswelle anrollt. Rufen sie den entsprechenden Ansprechpartner an oder schreiben sie eine kurze Mail. Sie haben nichts zu verlieren. So bekommt ihre folgende Bewerbung einen Wiedererkennungswert, vielleicht klingelt es beim Empfänger, wenn er ihren Namen liest. Achten sie auf das richtige Timing: Niemand möchte von einem Bewerber Freitagnachmittag auf dem Weg ins Wochenende ausgebremst werden.

Erfolgreich ist, wer schnell ist
Zeigen sie Einsatz und Aufmerksamkeit, indem sie schneller als die anderen sind. Die Stellenanzeige ist wie für sie gemacht? Zögern sie nicht! Ihre sorgfältige Bewerbung sollte als eine der ersten auf dem Tisch liegen. Ihre gut vorbereiteten Unterlagen ergänzen sie um die individuellen Merkmale des potenziellen neuen Arbeitgebers und ab geht die Post. Am Anfang sind die Eindrücke noch frisch. Hat ihr Ansprechpartner erst einmal 200 Bewerbungen gelesen, gehen sie in der Masse unter.

Nachhaken statt abwarten
Seien sie hartnäckig. Selten bekommt man die entscheidenden Personen direkt ans Telefon, nicht immer wird die erste Mail beantwortet. Es ist durchaus erlaubt, nachzufragen. Wichtig: Es ist ein schmaler Grad zwischen Interesse zeigen und auf die Nerven gehen. Es variiert je nach Branche, aber eine gute Woche sollten sie ihrem Gegenüber zur Antwort schon Zeit geben.

Machen sie ihre Hausaufgaben
Die alte Weisheit, dass sie nur einmal einen ersten Eindruck machen können, ist ebenso bekannt wie wahr. Und der erste Eindruck ist ihre Visitenkarte. Namen, Titel und Position ihres Ansprechpartners müssen immer 100 Prozent korrekt sein.

Die maßgeschneiderte Bewerbung
Die maßgeschneiderte Bewerbung ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Jobsuche. Machen sie sich schlau: Über das Unternehmen, über den für sie interessanten Geschäftsbereich und über die direkten Ansprechpartner. Oberflächliche Massenbewerbungen führen nicht zum Ziel und zeigen kein großes Interesse am Unternehmen. Bieten sie Qualität statt „copy & paste“.

Zeigen sie Charakter
Gehen sie davon aus, dass der angesprochene Personalreferent alles schon einmal gelesen hat. Seien sie das Gesicht in der Menge! Profil und Individualität geben den Ausschlag, die fachliche Qualität stimmt bei vielen Mitbewerbern auch. Zeigen sie, was sie als Mensch besonders macht. Das können z. B. Auslandserfahrungen, ausgefallene Hobbys oder ehrenamtliches Engagement sein. „In meiner Freizeit schaue ich gerne Filme.“ Vergessen sie´s!

Setzen sie Prioritäten
Zeit ist Geld, auch für ihren Ansprechpartner. Fassen sie sich kurz. Machen sie eine Rangliste, was für ihre Bewerbung am wichtigsten ist. Geben sie einen schnellen Überblick über ihre Berufserfahrung. Betonen sie, wo sie Verantwortung übernommen haben, vermitteln sie fachliche Kompetenz.

HeadQuest Karrierewegweiser: Teil 5 – Ihre Marke kommunizieren – der Lebenslauf

Es gibt einige Grundlagen, die bei jedem Lebenslauf beachtet werden sollte. Viele Ratgeber empfehlen, den Lebenslauf auf drei Seiten zu begrenzen. Wir sind der Meinung, dass dies individuell entschieden werden muss. Wenn man mehr zu sagen hat, dann sollte man das auch tun. Es gibt – dem Internet sei Dank – jede Menge Vorlagen zum Herunterladen. Es lohnt sich zu stöbern. Hier kommen die „Must haves“:

  • Kontaktdaten inkl. eventueller Internet-Seiten oder Social Media-Profile. Nehmen Sie für die Kontaktaufnahme ausschließlich private Daten. Firmen-Telefonnummer oder E-Mails haben hier nichts zu suchen.
  • Auch wenn die Einsendung eines Fotos nicht mehr zwingend vorgeschrieben werden darf, empfehlen wir ein professionelles Foto, das zum Job und zur Branche passt.
  • Key Facts zu Ihrer Person auf dem Deckblatt, die einen kurzen Überblick über Ihre Kernfähigkeiten geben. Diese Seite kann und sollte für jeden Job angepasst werden und so die wichtigsten Kriterien für genau dieses Unternehmen bzw. diese Stelle hervorgehoben werden. Hier beschreiben Sie Ihre Markenpositionierung in höchsten 50 – 70 Worten. (siehe auch Karriere-Wegweiser Teil 1)
  • Wir plädieren für die amerikanische Variante der Zeitschiene, also die aktuelle Position ganz oben und dann chronologisch rückwärts im Lebenslauf die Arbeitnehmer, die eigene Position, Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten beschreiben. Gerne können auch die eigenen Erfolge/Projekte mit ergänzt werden. Hier sollte man sich aber auf die letzten drei oder sogar nur den aktuellen Job beschränken.
  • Vermeiden Sie Lücken. Und falls Sie doch welche haben, sollten Sie diese wahrheitsgemäß erklären.
  • Lügen Sie nicht im Lebenslauf!
  • Als nächstes kommt die Ausbildung. Hier gilt: den höchsten akademischen Grad als erstes nennen. Dann den Rest. Die schulische Ausbildung – wie sie früher einmal üblich war – ist nicht mehr relevant.
  • Bei den Sprach- und EDV-Kenntnisse sollten Sie sich realistisch einschätzen. Wer zum Beispiel nur in der Schule Englisch hatte und danach mit der Sprache im Job nur sporadisch zu tun hatte, ist nicht verhandlungssicher.

Lesen Sie im nächsten Karriere-Wegweiser: Ihre Marke kommunizieren – das Bewerbungsgespräch